موظف اداري

Job Overview

شركة الجيل الجديد
بطاقة وصف وظيفي

المسمى الوظيفي : اداري
رمز الوظيفه : (04-2021 )
الرتبة: إداري متقدم

التبعية االادارية : مكتب خدمات المنطقة الشرقية
ملخص عام الوظيفة : مهمة شاغل هذة الوظيفة هي إعداد وطباعة وحفظ كل المراسالت الخاصة
بالمكتب ، وتصنيفها وتعميم البريد الصادر والوارد على موظفي المكتب والحفظ اإلالكتروني
والمكتبي لكافة المستندات والوثائق الواردة والصادرة، والقيام بأرشفة هذة الوثائق على حسب
طبيعتها ومصدرها بما يسهل عملية الوصول إليها واإلستفادة منها في أي وقت .
المهام والمسؤوليات
1 -إستلام المستندات والوثائق الخاصة بالمكتب وإثبات عمليةإلاستلام .
2- فتح ملفات للمستندات الواردة والصادرة، وإعداد الجداول والارقام الإشارية والأرقام التسلسلية لهذه
الملفات ومحتوياتها .
3- الحرص على سرية المعلومات وعدم إطلاع أي طرف أو جهة أخرى غير مخولة على الملفات
والمستندات الخاصة بالمكتب .
4 -إعداد وطباعة المراسلات والتقارير الخاصة بالمكتب .
5 – تحديد مواعيد الاجتماعات ومتابعتها وكذلك تسجيل محاضر هذة الاجتماعات .
6 -التعامل مع البريد الصادر والوارد وتعميمه .
7- تجهيز وتنظيم الملفات والمستندات وتجهيز الدورة المستندية والالتزام بها .
8- إستلام تقارير العمل المعدة من قبل العاملين بالمكتب وإعدادها على هيئة ملفات إلكترونية وتبويبها
وتلخيصها .
9 -التواصل مع رؤساء الأقسام بخصوص التقارير المطلوب تسليمها دوريًا لمدير المكتب .
10 -العمل على تطوير التقارير بالشكل الذي يضمن جودة المحتوى والتقديم .
11- العمل على تحديد إحتياجات المكتب و التعاون مع الموظفين االاخرين ، وتوفير كل ما يحتاجون إليه من
مواد مكتبية ،أو معدات الزمة للعمل .
15- متابعة كافة المستندات التى يتم إخراجها من ملفات المكتب لغرض معين ، من لحظة إخراجها من
الملف إلى لحظة رجوعها إليه ، مع إثبات دلك بسجل حركة تلك المستندات والجهات التى طلبتها .
16 – أي مهام أخرى يكلف بها في نطاق تخصص الوظيفة .

شروط شغل الوظيفة :
المؤهل العلمي : دبلوم عالي أو بكالوريوس في مجال إدارة أعمال، إدارة مكتبات أو ما يعادلها
سنوات الخبره : 3 سنوات خبرة في مجال العمل

المهارات والقدرات والمعارف األساسية :
– حفظ و استدعاء المستندات و الوثائق(Skills Filling)
– تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر(Meeting Business for Preparing & Organizing
– التعامل مع أجهزة الحاسب الألي باحتراف.
– التعامل مع برنامج (Word MS (باحتراف .
– التعامل مع برنامج (Express Outlook )باحتراف.
– التعامل مع برنامج (Point Power (و إعداد الشرائح و العروض التقدمية(Presentations.
– المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل في توقيت واحد بدون ارتباك.
– إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية
– مهارات الأتصال الفعال و توصيل المعلومات والتواصل مع الزبائن والعمالء.
– سرعة البديهة واللباقة في الحديث.
– الدقة في العمل.
– القدرة على المتابعة والتنسيق وتوزيع العمل حسب الأولويات.

السمات الشخصية :
1 .الإنضباط فى المواعيد
2 .التركيز و المنطقية فى التفكير
3 .هـــادىء الطباع و غير إنفعـــالي
4 .اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه
5 .حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز

نموذج التقديم :
https://aljeel.ly/about-us/recruitment-form/?id=16571