1127 views12 applications

رئيس قسم الشؤون الادارية

1- الاشراف على تنفيذ وتطبيق اللوائح والنظم والتعليمات وتوفير الظروف الملائمة لإنجاز الأعمال وبطريقة أمنة.

2- مسك وحفظ وتوثيق كافة الدفاتر والسجلات المطلوبة لإنجاز الأعمال واستكمال بياناتها وإعداد التقارير والإحصائيات المطلوبة بالخصوص.

3- اتخاذ الإجراءات الكفيلة بشأن توزيع العمل ومراقبة العاملين التابعين له او من في حكمهم وبما يكفل متابعة تنفيذهم لواجباتهم المنوطة بهم .

4- اتخاذ الإجراءات المطلوبة لإعداد وتجهيز كافة متطلبات انجاز الأعمال.

5- الاشراف متابعة أماكن أداء الأعمال ومرافقها والتأكد من سلامتها وكذلك ظروف العمل.

6- الاشراف على  وتنفيذ البرامج والخطط التدريبية لتأهيل ورفع كفاءة العاملين بالشركة من خلال الدورات الداخلية والخارجية

7- إعداد مشروع الموازنة التقديرية المطلوبة للقسم.

8- تقييم أداء العاملين بالقسم واتخاذ ما يلزم من إجراءات لتطوير الأداء وتصحيح الانحرافات وذلك حسب التشريعات المعمول بها بالشركة.

9- استقبال شكاوي وملاحظات العملاء والتعامل معها، واحالتها للجهة المختصة داخل الشركة اذا كانت الشكوى خارج اختصاصه.

10- الاشراف علي تنفيذ برامج الصيانة للموارد المختلفة للتقسيمات التنظيمية.

11-  إجراء الاتصالات بكافة الجهات والمكاتب والاقسام  الوحدات التابعة للشركة للتنسيق والترتيب لتنفيذ اعمال القسم بالصورة المطلوبة.

12- متابعة الاعمال اليومية بالقسم واعداد التقارير الأسبوعية والشهرية لعمليات القسم وتحليل والمشاكل واتخاذ ما يلزم حيالها من إجراءات.

13- الاشراف على وضع خطط الوحدات التابعة للقسم ومتابعة تنفيذها وتقديم التقارير الدورية عنها واقتراح تعديلها وتطويرها بما يتماشى ومؤشرات الأداء.

14-  الاشراف على وضع نظام حفظ وتوثيق المستندات الخاصة بالتقسيمات الإدارية التابعة لها وفقا للنظم والقواعد المعمول بها في الشركة

15-   الاشراف على إعداد ومتابعة الهيكل التنظيمي للشركة والاختصاصات والمسؤوليات والصلاحيات للتقسيمات

16-  الاشراف إعداد الملاك والوصف الوظيفي بالشركة وتعديلاته.

17-  الاشراف على اتخاذ اجراءات توفير الموظفين الجدد بالشركة وفق الاليات المتبعة ومتابعة اجراءات انجاز الاعمال.

18-  الاشراف على بالقيام بالأعمال الإدارية المتعلقة بالعاملين كالتعاقد والنقل والندب والإعارة والترقيات والعلاوات السنوية والمكافآت والحضور والانصراف وصرف المرتبات والإجازات والغياب واجراءات العمل الاضافي وتكليف بفترات مناوبة.

19-  الاشراف على اتمام اجراءات  العاملين  المختلفة لدى جهات الرسمية بالدولة.

20-  الاشراف على القيام بالتخزين الاحتياطي للبيانات ويتم التخزين على أحد الأجهزة بالقسم مع عمل نسخة على قرص صلب  (HARD DESIC)   تحفظ في مكتب المحفوظات .

21-  التعاون  مع مكتب الدراسة والتطوير والمكتب الاستشاري بإعداد الاستبيانات الخاصة بقياس الرضا الوظيفي للموظفين وتوزيعه بشكل دوري واتخاذ الاجراءات المناسبة حياله وفق الالية المتبعة.

22-  الاشراف على متابعة وسائل النقل الخاصة بالشركة واتخاذ اجراءات التسليم والترجيع واجراء عمليات الصيانة لها.

23-    الاشراف اجراء اعمال الصيانة الدورية والطارئة للبنية الاساسية وموارد الشركة.

24-    الاشراف على توفير معدات السلامة  للعاملين بالشركة.

25-  الاشراف على توفير وتجهيز مبنى الشركة بأنظمة الحماية المختلفة واجراء الفحوصات الدورية لتأكد من صلاحيتها

26-   الاشراف علي اجراءات التدريب  للعاملين بالشركة.

27-  الاشراف على الاعمال الادارية من محفوظات بريد صادر ووارد  وغيرها من الاعمال الادارية.

28-  الاشراف على اجراءات تنظيم استقبال وفود وضيوف الشركة وتشمل الاقامة والاعاشة والتنقل.

29-  المشاركة في اعداد الخطط الاستراتيجية بالشركة  وتحديد سياق الشركة وفق نظام ادارة الجودة.

30-  المشاركة في تحديد خطط التعرف على المخاطر والفرص بالشركة.

31-  المشاركة في تحديد أهداف الجودة  للنظم المطبقة بالشركة.

32-  توثيق حالات عدم المطابقة الفعلية والمحتملة واتخاذ الأفعال التصحيحية وفق آليات النظام.

33-  مراقبة السجلات والوثائق من حيث التميز والحفظ وتحديد فترات الاحتفاظ.

34-  وضع وتوثيق برامج ومشاريع التحسين المستمر ومتابعة تحقيقها.

35-  القيام بما يسند اليه من اعمال اخرى في حدود نطاق وظيفته.

وفق اللوائح والنظم المعمول بها بالشركة.

–  دورات تدريبية في مجال اعداد الهياكل التنظيمية والملاكات الوظيفية

– تنمية مهارات الاشراف والتواصل الفعال.

–  توعية بمفاهيم نظام ادارة الجودة الايزو.

1.     المؤهلات والخبرة:

o      مؤهل جامعي

o      خبرة في مجال العمل لمدة لا تقل عن 3 سنوات

o     يفضل الحصول على دورات تدريبية او شهادات مهنية في مجالات الشؤون الادارية .

2.     المهارات والقدرات:

o      معرفة ودراية بأهداف واختصاصات الشركة والقوانين واللوائح المعمول بها في مجال الوظيفة.

o      القدرة على التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة على اعمال القسم.

o      القدرة على استخدام برامج الحاسب الالي المتعلقة بأداء الوظيفة.

يتم تنفيذ معظم الاعمال بمكتب رئيس القسم وهو مجهز بظروف عمل مناسبة (اثاث مكتبي-تهوية –ودرجة حرارة مناسبة-اضاءة)

كيفية التقديم:

عن طريق أرسال السيرة الذاتية و المعلومات الخاصة لإيميل الشركة info@azar.com.ly أو عن طريق موقع https://test.libyanjobs.ly