854 views5 applications

مساعد اداري

التوصيف الوظيفي للمساعد الإداري

تفرير إلى: المدير

الغرض من الوظيفة: للمساعدة في التشغيل السلس للعمليات والمشاريع القائمة إلى جانب الإداريين في المؤسسة.

تختلف واجبات المساعد الإداري حسب احتياجات العمليات والمشاريع القائمة.

المهام الرئيسية:

• أداء واجبات موظف الاستقبال: تحية للزوار، والإجابة على أسئلتهم وتوجيههم إلى المكاتب وغرف الاجتماعات المناسبة ؛ الرد على الهاتف والتأكد من طبيعة عمل المتصل ؛ تقديم معلومات أو استفسارات مباشرة ، حسب الاقتضاء.
• أداء مختلف أعمال الكمبيوتر ومعالجة النصوص ومسؤوليات الكتابة ومهارات الاتصال الكتابي ، مثل: النماذج والبرامج والمراسلات والرسائل الإخبارية والجداول الزمنية ومجموعة متنوعة من التقارير.
• أداء واجبات كتابية مثل توزيع البريد ، وجمع الملفات ، والتسجيل ، والفرز ، والنسخ  وما يتصل بها من واجبات.
• إدخال / الحفاظ على البيانات وإنشاء التقارير في نظام المعلومات الإدارية والمحاسبة والنظام الإداري ، كما هو مطلوب من قبل المدير المباشر.
• تعبئة أوامر الشراء للوازم المكتبية كإجراء للحصول على إذن من المكتب المالي، والتحقق من الطلبات المستلمة وتوزيعها على الموظفين المناسبين ، والاحتفاظ بقائمة جرد من اللوازم المكتبية.
• أن يكون على دراية ودعم الإجراءات والتوجيهات الإدارية.

المؤهلات:

• الشهادة الجامعية هي الحد الأدنى المطلوب.
• إجادة اللغة الإنجليزية.
• خبرة لا تقل عن سنة واحدة في المكتب أو خبرة مساعد إداري.
• معرفة الممارسات الإدارية الأساسية.

المهارات:

• مهارات فائقة في التعامل مع الآخرين والتواصل الشفهي والمكتوب.
• مهارات استماع ممتازة وقدرة على تنفيذ التوجيهات في الوقت المناسب.
• مهارات ممتازة لإدارة الوقت ، بما في ذلك الالتزام بالمواعيد.
• القدرة على العمل كفرد من فريق مع المدير والموظفين.
• القدرة على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف.
• القدرة على تحديد أولويات الطلبات المتعددة.
• القدرة على الحفاظ على السرية الصارمة.
• القدرة على التعامل بفعالية مع مجموعة واسعة من أفراد.
• مهارات التدقيق اللغوي الدقيقة.

يتحمل جميع الموظفين مسؤولية

القائمة أعلاه ليست شاملة وقد يتم إرفاق واجبات أخرى بالمنشور من وقت لآخر. قد يحدث الاختلاف أيضًا في الواجبات والمسؤوليات دون تغيير الطابع العام للمنصب. 

التقديم

عبر ارسال بريد الكتروني إلى hr@aurelia.ly بعنوان الوظيفة مرفقة برسالة التغطية (Cover Letter) قبل اخر موعد لإستلام طلبات التقديم المحدد يوم 31 يناير 2022.